开会的学问有多大？

    提到开会，相信大多数人的第一反应是头疼。职业生涯中，谁没有经历过一些令人昏昏欲睡、或者无故浪费我们时间精力的无聊会议呢？ 
　根据一家研究机构对美国200名企业老总进行的调查，他们每天的工作时间中，平均15分钟用于打电话，32分钟用于阅读或抄写不必要的备忘录，竟然有72分钟用于会议。 
　无论是老总还是小职员，开会都是不可避免的。交流信息、制定计划、解决问题、制定新决策或探讨某项工作的得失……问题的关键不是开不开会、开多少会，而在于怎样才能召开高效率、办实事的会议？《开会的革命》一书，正是试图解答这一问题。 
　谁说话声音高、说得快，谁就有发言权，而说话温和谨慎的人讲话难有人听；有人在会议上主动提出一项建议，却受到猛烈攻击；有的上司有意无意地引导会议支持个人想法，而不是努力得出一个理性的决策……这样的会议，即使开了，也无法集合众人智慧，反而浪费大家的时间，让我们的工作和社会变得低效、丧失活力。 
　本书作者，著名国际顾问、群体协作工作法的创立者之一迈克尔·多伊尔，和培训咨询领域的专家大卫·斯特劳斯提出，几乎在所有领域，过去几十年都出现了了不起的进步，喷气式飞机、妇女解放、第三世界崛起，然而在开会的方法方面，在过去的一个世纪里都没什么创新。“我们生活的环境在过去50年变得更加复杂了，在新的环境条件下，开会的方法必须改进。”他们通过研究发现，各种组织的价值观和组织目标可能各异，但开会时所面对的一般问题是类似的。 
　在《开会的革命》中，作者介绍了“互动开会法”。他们认为，成功的会议实际上都拥有一些共同特点：具有共同的“内容注意点”和“过程注意点”，有人负责维持一个开放而平衡的会议环境，与会者角色分配明确、责任清楚…… 
　与此同时，作者从技术层面上提出了不少建议：为什么上司不应自己引导会议；遇到各种麻烦人物如迟到者、心不在焉者、老调重弹者、否定论者要如何应付；设立会议“交通警”，充当会场上的灵活调解人；设立会议记录人，提醒与会者发言别跑题；实现与会者、主持人、记录人之间的良性互动。甚至，还提到如何营造合适的会场氛围，如何设计座位、适宜的温度、光线和噪音等非常具体的细节。 
　《开会的革命》在美国已再版25次，目前，该书已被翻译成8种文字，销量达800万册。IBM、通用电气等公司及美国一些政府机构，都已相继引入互动法，并把它作为员工培训的必修课程之一。“对任何类型和任何规模的组织来说，这本完全手册都是不可或缺的。”来自亚马逊网上书店的评论不吝溢美之词，他们认为“互动开会法”能使开会效率提高50％，能够告诉人们如何有效地开会，使会议富有成果。 
　当讨论陷入僵局时，不要钻进非赢即输的死胡同，而要积极寻找各方都最能接受的可选方案；当争论不断升级而变得具有破坏性时，要规劝各方把注意力放在解决问题上而不是互相攻讦上；一定要接受并不完善的主意，人们思考问题并不总是无懈可击……这样的语句，并不仅仅适用于如何开一个有效率的会议，对一个人认识问题的角度和行为方式，都不无借鉴。
    

    《开会的革命》【美】迈克尔·多伊尔大卫·斯特劳斯著国际文化出版社2004年1月 

作者：钱塘

来源：中国青年报