“世界是数字的，也是Excel的”。作为个人电脑普及以来用途最广泛的办公软件之一，无论何种行业，只要需要和数据打交道，Excel几乎是不二的选择。作为一名统计局的职工，不论是在统计业务岗还是在财务岗，Excel都是最基础的数据处理工具。

　　Excel是一款入门简单，精通困难的软件，从高中时期使用Excel开始到现在已经有近10年，我也只能说自己仅仅会用而已。在软件行业有这样一个二八定律，即80%的人只会使用一个软件的20%的功能。Excel远不止于此比例，它最多有5%的功能被人们所常用。为什么另外95%的功能都没有被使用上呢？有三个原因： 一是不知道有那95%的功能；二是知道还有别的功能，不知道怎么去用；三是暂时用不上。因此借着这次“书香三月”活动的机会，我购买了一本《Excel实战技巧精粹》，来了解我所不知道的那95%的功能是什么以及如何使用。

　　这本书的内容很非常丰富，目前我尚未完整的学习一遍，但已经收获良多，在此与大家分享一下我学到的几个小技巧。

　　一、单元格内的文字换行。

　　当单元格内文本过长超出单元格的时候，我们就需要在一个单元内使用【自动换行】功能，但一旦对单元格宽度进行调整的时候，问题就出来了，自动换行无法控制换行的位置。

　　例如：我需要在“湖南省统计局财基处”的“财基处”前断开。点选了【自动换行】之后，加上几个空格，我就能把格式调成a图。但这个格式是不稳定的，一是当我加宽这个单元格时，就会变成b图。二是由于在“财基处”三个字中间加入了空格，变为“财基 处”，如果使用【搜索】功能搜索“财基处”时是无法找到的。

　　　　　

　a图　　　　　　　　　　 　　　 b 图

　　对于这个问题，可以使用在单元格内手动插入换行符的办法解决。

　　1.将光标移动到需要强制换行的位置，例如“财基处”之前，然后按<Alt+Enter>组合键插入换行符，文本就会在相应的位置换行（c图）。

　　2.在【单元格格式】【水平对齐】内选择【分散对齐】，就会自动变成d图了，然后列宽怎么变都不会影响格式和搜索功能了。

　　　　

c 图　　　　　　　　　　　　　　　　 d 图　　

　　二、数据有效性

　　Excel的“数据有效性”功能挺强大的，之前没发现。“数据有效性”功能位于【数据】下的【有效性】选项内，可以通过设置有效性条件来对数据输入进行规范。例如：限制输入空格，防止在输入两个字的姓名时在当中加入空格影响数据的正确性；限制重复数据输入；使用固定格式输入数据，如电话号码、身份证的输入；条件性的剔除已输入的项。不过，我认为最有用的是可以创建下拉列表提高输入效率以及保证输入的一致性。

　　例如：在登记费用明细的时候，有各种科目如办公费、差旅费、接待费、会议费等等，科目名录较少，并且高频重复使用。并且如果在输入“办公费”的时候将科目名称登记为“办公用品”，将会导致数据统计的遗漏。在这种情况下，就可以使用数据有效性功能设置下拉列表。

　　1.选中需设置单元格（e图中B2），在【数据】选项卡中单击【有效性】选项，打开对话框。

　　2.在【设置】选项卡中将【允许】下拉列表选择为【序列】选项，在【来源】中选取科目名录单元格区域（e图中J2：J7），将其作为“序列”的来源。单击【确定】后就完成了。

　　

　　e图

　　完成之后就是f图中的样子了，很方便。在此基础上，还可以用offset公式保证序列的动态引用，也可以创建多级联动下拉列表。

　　

　　f 图

　　三、拆分合并单元格。

　　合并单元格大家应该都熟悉，合并之后只能保留左上角单元格内的内容。同样，拆分合并单元格之后也只有左上角单元格有内容，其他单元格为空值。如何使拆分之后的每个单元格内都有内容。这里有一个很简单的办法。

　　例如：我有表格如g图，如果我在单元格合并的情况下使用【自动筛选】功能，则大部分款项对应的处室名称将无法显示，因此我需要拆分合并单元格，并将内容填入每一个拆分后的新单元格内。

　　

　　g图

　　1.选中A2：A12区域，这是我们需要拆分的单元格，单击【合并后居中】取消合并，即如h图所示。

　　h图

　　2.保持选中A2：A12区域，按<F5>功能键打开【定位】对话框，在【定位条件】内选择【空值】单选钮，单击【确定】。此时A3：A7和 A9：A12区域被选中。　　

　　i图

　　3.保持选中A3：A7和 A9：A12区域，在A3单元格公式输入栏填入“=A2”，然后按<Ctrl+Enter>组合键批量输入公式，完成后如j图。在这之后即可使用数据筛选功能进行下一步数据处理了。　

　　j图

　　以上只是Excel小技巧中的冰山一角，Excel还有庞大的函数以及VBA编程等功能，在学习Excel的过程中需要循序渐进、学以致用。

　　兴趣是最好的老师，压力是前进的动力。如果用一种玩Excel的心态来学习，结合工作中的实际需要来操作，多请教多沟通，相信他会很快成为我们工作中的一个重要的帮手。

[供稿：财基处余奕佳]
[责编：张艳]